Organiza tus listas con: La caja de Eisenhower y El Tablero Kanban
Gestionar tu tiempo es muy importante, esto consiste en planear, usar y distribuir tu tiempo de manera que tu trabajo sea más productivo, eficaz y eficiente. Lo que a su vez va a ocasionar que tengas un horario flexible donde tengas tiempo para realizar todas tus actividades tanto académicas, laborales y de ocio.
Así, mantendrás una vida equilibrada, podrás tener control sobre la carga académica y cuidarás de tu salud mental y emocional. Precisamente, queremos mostrarte una serie de técnicas de gestión del tiempo, enfocadas en la creación de listas, las cuales te ayudarán a organizar tu tiempo y establecer prioridades. ¿Cómo puedes organizar tus listas?
La caja de Eisenhower
Una técnica se llama La caja de Eisenhower, la cual te va a permitir clasificar todas tus tareas y actividades en función de su importancia y su urgencia. De esta forma, puedes englobar tus tareas dentro de 4 cuadrantes como lo verás en esta imagen:
En el primer cuadrante, vas a poner las tareas que son importantes y urgentes, son tu prioridad y vas a enfocar tu atención en realizarlas primero.
En el segundo cuadrante, vas a poner las tareas importantes pero que no son urgentes, son actividades que no tienen una fecha de vencimiento explícita, que si bien pueden posponerse deberías agregarle una fecha de realización para que luego no las olvides debido a que no son urgentes.
En el tercer cuadrante, pones aquellas tareas que son urgentes pero que no son importantes, por ejemplo, alguna llamada por hacer, etc. y evalúa si alguien más puedo hacerla por ti.
En el último cuadrante, vas a colocar las tareas que no son ni importantes ni urgentes, que no nos aportan nada, ¡para que perder el tiempo en estas tareas cuando tienes tareas más importantes y urgentes por hacer!
"Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante"
-Eisenhower.
Cada vez que no sepas por dónde empezar utiliza La caja de Einsenhower, te va ayudar a determinar que tareas requieren tu atención inmediata y cuáles pueden esperar, cuales son las tareas que te van ayudar a conseguir tus objetivos y cuales son las tareas que lo único que hacen es distraerte.
Tablero Kanban
Kanban es una palabra japonesa que se traduce como tablero visual o sistema de tarjetas. Esta técnica consiste en crear un tablero de tareas que permitirá mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible libre de estrés. Se trata de tres columnas que representan una actividad específica que, en conjunto, conforman un "flujo de trabajo".
Las columnas representan las distintas etapas de un proyecto, de modo que en cada una se colocan las distintas tareas que se deben llevar a cabo. La primera columna está destinada a “tareas pendientes”, la segunda a “tareas en proceso” y la tercera a “tareas terminadas”, como puedes ver en la imagen a continuación:
¿Cómo se usa el tablero?
Cada tarea que debes realizar la vas a escribir en un post-it y lo colocas en la columna “pendientes”. Cuando comiences a realizar esa tarea, el post-it pasa a la columna “en proceso”. Una vez terminada el post-it pasa a la columna “terminada”. Ahora puedes iniciar una nueva tarea.
Existen varias opciones para llevar a cabo estos tableros, lo puedes crear tú mismo en pizarrones, hojas, o también puedes usar herramientas en línea como Trello o kanbanflow.
Recomendaciones
Las tareas en proceso deben ser muy pocas, si mantienes la columna “en proceso” muy cargada, debes replantear tu planificación y estudiar las causas que te impiden terminar las tareas.
Al final puedes visualizar las tareas terminadas y sentirte satisfecho(a) con tu desempeño.
¡Que esperas para implementar alguna de estas técnicas, seguramente le darás un mejor uso y distribución a tu tiempo!